Documentbeheer
Alle files die je van klanten ontvangt of zelf creëert slaan we op binnen Onedrive en niet op je eigen harddrive.
Hierdoor heeft iedere collega toegang tot het materiaal, worden er automatisch back-ups gemaakt (incl revisies) en zijn de bestanden beschermd tegen ransomware (file encryptie). Wordt je laptop gewiped, gejat of verwijder je per ongeluk bestanden; in Onedrive staat er altijd nog een versie.
Voor grote Sketch bestanden kan het voorkomen dat tussentijds opslaan voor upload problemen zorgt. Je kunt grote files tijdelijk op je harddisk zetten, als ze maar terug worden gezet in Onedrive.
Shares Er zijn verschillende shares beschikbaar die op verzoek van 'Berry' met je gedeeld kunnen worden:
- Magazine projecten
- (Oude) projecten
- Offertes
- ISO documentatie
- Algemene kantoor informatie
- DSC / Media / Photos
Naamgeving Bij het opslaan van filenames zorgen we voor een duidelijke mappenstructuur (extra toegelicht in de verschillende processen) en plaatsen we versienummers + data in de titel van een bestand.
Lokale shares kantoor De lokale shares op kantoor zijn uitgeschakeld voor medewerkers. Deze worden nog wel gebruikt voor back-ups maar zijn niet meer te benaderen voor files.
Bestandsrevisies Iedere file die je upload naar OneDrive kent een historie. Word bestanden kan je in samenwerken en worden automatisch opgeslagen maar kunnen ook worden teruggehaald. Vanuit Onedrive of in Finder kan je via het context menu oudere versies van data ophalen (indien er iets is misgegaan).
Persoonlijke Onedrive share Daarnaast heb je binnen Onedrive een persoonlijke omgeving beschikbaar waar je eigen materiaal op kunt plaatsen. Het is mogelijk om dit bijvoorbeeld met een persoonlijke map of je complete desktop te syncen.
Details van filebeheer zijn omschreven in de processen voor iedere functie.
Meer informatie