Inkoop

Op welke manier, met oog op veiligheid, gaan we om met de inkoop van software of hardware binnen Maglr. Hoe verwerken we de inkoopfacturen, contracten en eventuele verwerkers overeenkomsten met leveranciers.

Aankoop software

De aankoop van nieuwe hardware of software verloopt via Berry. Bij dergelijke aankoop houden we (indien van toepassing) rekening met security. De volgende overwegingen worden genomen bij het besluit van aankoop.

• Waar wordt de software gehost, voorkeur EU
• Voldoet de organisatie aan de AVG-wetgeving, kunnen we een verwerkersovereenkomst sluiten
• Beschikt men over algemene veiligheidscertificaten
• Aanwezigheid van 2FA of koppeling met SSO
• Voorkeur betrouwbare organisatie op basis van reviews of voorbeelden gerenommeerde klanten

Aankoop hardware (ICT-gerelateerd)

• Producten die voldoen aan geldende veiligheidseisen
• Betrouwbare leveranciers, geen partijen van Chinese herkomst
• Kwaliteit, product moet minimaal 3 jaar gebruikt kunnen worden
• Producten die de komende 3 jaar support bieden op gebied van onderhoud / reparatie

Inkoop services

• Partijen die voldoen aan geldende regelgeving (AVG / Privacy)

Verwerking facturen

Administratie dient de inkoopfacturen in te boeken:

• Voor online bestellingen, bijvoorbeeld software via Saas-platform, worden facturen direct verzonden naar factuur@maglr.com. Deze mailbox is beschikbaar voor administratie.
• Orders op eigens naam, maar wel voor zakelijke doeleinden worden doorgestuurd naar factuur@maglr.com
• Bij online bestellingen dient de naamstelling altijd correct te zijn, Maglr B.V. of BlueBerry Media B.V.
• Bij losse aankopen, bijvoorbeeld boodschappen, wordt de bon bewaard en achtergelaten op bureau Administratie

Beheer leveranciers

Om het overzicht te bewaren worden grotere leveranciers bewaard in een Excel wat hier is terug te vinden.