Skip to main content

Financiële administratie

Hoe werkt het proces van administratie. Op welke manier maken we facturen, noteren we opdrachten en verzamelen we de gegevens voor administratie.

Twee facturatieflows​

Binnen Maglr factureren we vanuit twee verschillende BV's. BlueBerry Media B.V. en Maglr B.V. Factureren die voortkomen uit het dashboard, waar klanten zichzelf aanmelden, zijn geheel geautomatiseerd en worden op basis van betalingen binnen Adyen, nachtelijk aangemaakt en verzonden.

Voor BlueBerry volgt een handmatige administratie. Alle handmatige licentie verzoeken, studio verzoeken en aanvragen van grotere partijen (waar bijvoorbeeld speciale voorwaarden voor gelden) facturen we handmatig.

Automatische facturen (Maglr B.V.)​

Vanuit het dashboard is er een koppeling aangelegd met het betaalplatform Adyen. Het dashboard bevat alle order logica, de betalingen (incl betaalgegevens) worden opgeslagen in Adyen.

  • Nieuwe klant registreert zich via dashboard en kan betalen via iDeal of Adyen (of achteraf op factuur)
  • Iedere nacht controleert het systeem de online licenties. Dit kunnen maand of jaarlicenties zijn.
  • Indien periode is verlopen (en klant heeft de licentie niet gestopt) wordt er een betaling aangevraagd binnen het Adyen platform. Klanten hebben bij de eerste betaling akkoord gegeven dat Maglr een automatische incasso mag uitvoeren.
  • Bij direct akkoord (creditcard) volgt een e-mail met nieuwe factuur die wordt verzonden naar klant
  • Bij een SEPA incasso (vervolg betaling na eerste keer iDeal) kan deze respons 2 dagen duren
  • Indien men heeft gekozen voor een licentie op factuur dient men zelf het geld over te maken naar Maglr B.V. Men ontvangt hiervoor een e-mail met daarin de factuur met betaalgegevens. Wij dienen zelf handmatig te controleren of er er een betaling is binnen gekomen.
  • Het is mogelijk dat klanten een SEPA betaling terugtrekken. Hiervan krijgen we melding. Het is op dat moment de bedoeling dat we contact opnemen met klant aangezien dit niet de bedoeling is.
  • Facturen / betalingen kunnen per klant in eigen dashboard worden weergegeven, compleet overzicht betalingen is terug te vinden in het dashboard van Adyen.
  • Per kwartaal wordt er een uitdraai van de facturen uit het dashboard geëxporteerd. Deze facturen worden gematched met de betalingen vanuit adyen en afgezet tegenover de verschillende BTW tarieven voor de omzet belasting.

Handmatige facturatie (BlueBerry Media B.V.)​

Voor alle maatwerk projecten verloopt de administratie handmatig via Exact Online. Factureren moeten soms via specifieke inkoopsystemen worden ingediend en ook de offertes kunnen speciale voorwaarden bevatten. De volgende onderdelen lopen via BlueBerry Media:

  • Werkzaamheden vanuit de studio
  • Licenties (vanuit losse offerte)
  • Maatwerk development werkzaamheden
  • Oudere hosting overeenkomsten

Proces voor handmatige facturen (BlueBerry Media)​

  • Sales krijgt een getekende overeenkomst binnen. Na akkoord worden bij de klant direct de betaalgegevens opgevraagd met de correcte naw-gegevens, btw-nummer, PO nummer en eventueel digitaal factuuradres. De klant wordt vooraf aangemaakt in Maglr.
  • De opdracht wordt gecommuniceerd aan Berry waarna dit in een betaaloverzicht (Excel - Facturen Share Onedrive) wordt verwerkt. Dit document is een controle overzicht.
  • Opdrachten die gefactureerd kunnen worden (afhankelijk van voortgang en status project) worden groen gemarkeerd en eventueel aangevuld met correcte omschrijving of ontbrekende naw-gegevens
  • Administratie checkt wekelijks het overzicht voor nieuw te maken facturen en verwerkt deze in Exact tot factuur. Een factuur wordt digitaal of per post verzonden.
  • Indien een factuur is verzonden wordt dit aangevuld in het overzicht met factuurnummer + status 'verzonden'
  • Administratie verwerkt de licentie met klant, factuurnr en looptijd in en eigen Excel overzicht (Facturen - Onedrive). Dit overzicht werkt als controle bij het verlengen van nieuwe jaarlicenties.
  • Ook binnen het Maglr CMS wordt de klant ge-update met een nieuwe verloopdatum en eventueel afwijkend factuurbedrag (totaalbedrag)

Debiteurenbeheer​

  • Iedere week volgt een controle van de betalingen. Groot deel van betalingen kunnen automatisch worden gematched in Exact Online
  • Betalingen die te lang open staan worden opgevolgd met betaalherinneringen per mail of telefonisch nagebeld
  • Indien betalingen na meerdere verzoeken te lang open blijven wordt er contact opgenomen en de Maglr dienst eventueel stopgezet

Wijzigingen in licenties​

  • Veranderingen binnen licenties (upgrades, downgrades of afmeldingen) worden gecommuniceerd aan administratie
  • Administratie stuurt feedback naar klant dat verandering is verwerkt
  • In eigen overzicht wordt de licentie stopgezet
  • Binnen het CMS wordt de licentie direct stopgezet of einddatum wordt ingesteld

Klantbeheer​

Binnen Maglr hebben we geen centraal CRM wat alle informatie over Maglr klanten bevat:

  • Exact Online bevat de volledige informatie van de verschillende organisaties met bijbehorende facturen
  • Dashboard bevat bedrijfsnaam + (gedeeltelijke naw-gegevens) + informatie over alle actieve gebruikers binnen het systeem
  • Sendgrid bevat alle actieve e-mail adressen van klanten die informatie willen ontvangen
  • Pipedrive bevat de informatie over de organisatie

Beheer licenties in CMS​

Het CMS is de centrale plek voor het beheer van alle licenties. De geautomatiseerde licenties worden maandelijks ge-update met nieuwe verleng data. Voor de handmatige facturen dient:

  • Administratie bij iedere nieuwe / of bijgewerkte licentie zelf de verloopdatum van een licentie aan te passen
  • Indien standaardprijs afwijkt een alternatieve factuurregel in te vullen
  • Een licentie stop te zetten zodra een klant opzegt
  • Vanuit het CMS kan een actueel overzicht worden geëxporteerd met licenties die zijn verlopen. Dit dient als extra check op de excellijst.

Pipedrive​

Tussen het dashboard en pipedrive bestaat een koppeling. Alle klantinfo wordt doorgezet naar pipedrive. Naast leads kent pipedrive een actueel overzicht van actieve klanten inclusief een omzet indicatie.

Omzet indicatie in Pipedrive is indicatief en gebruiken we om de performance van advertentiecampagnes te beoordelen.

Kwartaalcontrole​

Om te controleren of de verschillende systemen synchroon lopen controleren we ieder kwartaal de actieve licenties uit het CMS met de betaallijst van administratie. Dit laat snel zien of er betalingen over het hoofd zijn gezien.