Skip to main content

CRM data

Intern gebruiken we meerdere systemen om informatie van klanten op te slaan. Op deze pagina een kort overzicht welke route de data volgt. Hoofdsysteem is het dashboard, dit is altijd de bron van de meeste actuele informatie over klanten. Binnen het dashboard heeft de klant zelf de mogelijkheid informatie te updaten en wijzigt het systeem licentieinformatie, afhankelijk van betalingen.

Externe systemen​
  • Pipedrive, in gebruik door sales
  • Sendgrid, voor verzenden van transactie mails en nieuwsbrieven
  • Crisp, voor chat toepassingen

Make​

Voor het koppelen van alle data maken we gebruiken van make.com. Vanuit het dashboard sturen we met vertraging een JSON object naar een 'make webhook'. Binnen make maakt het proces verschillende sprongen om zowel Pipedrive en Sendgrid te updaten. Op dit moment is de koppeling een enkele richting op. Make update niet het dashboard.

Pipedrive

  • Maak klant aan of update klant
  • Maak bedrijf aan of update bedrijf
  • Maak voor sublicenties een koppeling naar hoofdorganisatie
  • Zet een lead om in een licentie deal
  • Werk een deal bij (won) afhankelijk licentie status
  • Zet bij betalende klanten het recurring maandbedrag bij een deal

Sendgrid

  • Update gebruikersinformatie in profiel sendgrid
  • (let op, aanmelding of afmelden groepen gaat via directe koppeling in dashboard)

Crisp

  • Na sluiten van een chat ontvangen we de informatie en plaatsen die als notitie binnen Pipedrive gebruiker

Website

  • Vanuit website ontvangen we ingevulde formulieren
  • Deze data zetten we om als lead in Pipedrive

Type webhooks​

Update userdata vanuit het dashboard richting pipedrive + sendgrid https://hook.eu1.make.com/mfvh04jw8f6if1h3s1cwbt6aaw1xlc1m

Ontvang crisp updates om chats naar Pipedrive te sturen https://hook.eu1.make.com/99dor5mh4k2wvk8mvcowgqul1tmcmc9k

Ontvang sendgrid onboarding e-mail notificaties om door te zetten naar Pipedrive Sendgrid heeft maar een enkele hook om informatie over verzendingen door te sturen. Dat is op dit moment het dashboard. Binnen het dashboard worden de event van het type 'onboarding' e-mails doorgestuurd naar onderstaande webhook. Vanuit deze webhook kunnen we een read notificatie binnen het pipedrive profiel weergeven. ) https://hook.eu1.make.com/1jperh6xc21i7aodjmd80gb2d9dcdf7n

Webflow formulieren hebben geen losse hook. We luisteren hier naar events webflow api

Gegevens data koppeling​

Vanuit het dashboard sturen we met vertraging (1 uur) een webhook naar make met de volgende data. 

[
    {
        "event": "update_user",
        "user_id": 5379,
        "user_status": "active",
        "user_main_contact": 0,
        "user_firstname": "Eimear",
        "user_lastname": "Hanley",
        "user_email": "eimear.hanley@kingspan.com",
        "user_language": "en",
        "user_last_login": "2022-10-26T07:20:21+02:00",
        "user_login": 109,
        "user_role": "Admin",
        "user_issues": 8,
        "client_issues": 75,
        "user_last_projectupdate": "2023-02-03T09:41:06+00:00",
        "mail_updates": 1,
        "mail_marketing": 1,
        "mail_systemnotifications": 1,
        "client_id": 3287,
        "client_status": "active",
        "client_companyname": "Kingspan Ligt + Air",
        "client_address": "",
        "client_city": "",
        "client_country": null,
        "client_is_agency": 0,
        "client_license_id": 14,
        "client_license_name": "Pro",
        "client_license_type": "payment-active",
        "client_license_expiredate": "2022-11-15T00:00:00+01:00",
        "client_license_startdate": "2021-09-06T00:00:00+02:00",
        "client_payment_type": "internal_invoice",
        "client_payment_duration": "yearly",
        "client_licenses": [
            {
                "subscription_id": 8076,
                "duration": "monthly",
                "description": "Trial - Pro",
                "amount": 350,
                "currency": "EUR",
                "start_date": "23-08-2021",
                "type": "basic",
                "invoice": "online subscription-8076"
            },
            {
                "subscription_id": 8254,
                "duration": "yearly",
                "amount": 4200,
                "currency": "EUR",
                "description": "Pro",
                "start_date": "06-09-2021",
                "type": "factuur",
                "invoice": "factuur subscription-8254"
            }
        ],
        "client_type": "normal"
    }
]

Gebruiker​

user_status: active / deleted

user_main_contact: Geeft aan of dit de eerste initiële gebruiker van systeem is

User info

  • user_issues, aantal projecten dat men heeft aangemaakt
  • client_issues, aantal projecten op hele client
  • user_login, aantal keer ingelogd
  • user_last_projectupdate, laatste update van gebruiker binnen systeem

Aanmeldingen binnen sendgrid

  • mail_updates, alle algemene updates
  • mail_marketing, e-mails met inspiratie voorbeelden
  • mail_systemnotifications, basis meldingen uit systeem

Vanuit make doen we niets met deze informatie. Dashboard zet deze waarden direct aan of uit met eigen koppeling sendgrid.

Client​

client_license_name: Zoals omschreven in het CMS

client_license_id: Product nummer van licentie volgens CMS

  • 1 (Trial)
  • 5 (Trial ended)
  • 7 (Pro monthly)
  • 14 (Pro yearly)
  • 4 (Business monthly)
  • 15 (Business yearly)
  • 16 (Enterprise yearly)

client_license_type:

  • in-trial
  • trail-stopped
  • payment-active
  • payment-stopped
  • internal-use

client_is_agency: Aangeven of het om een bureau gaat

client_payment_duration:

  • yearly
  • monthly

client_payment_type:

  • none
  • trial
  • internal_invoice
  • dashboard_monthly
  • dashboard_yearly

client_type:

  • normal
  • agency-license -> De hoofdlicentie van een bureau
  • sublicense -> Dit zijn de extra gekoppelde licenties van reclamebureaus

client_status:

  • active
  • locked
  • deleted

client_licenses: Opsomming van online adyen betalingen of factuur betalingen die handmatig in het dashboard worden geplaatst. Deze data gebruiken we om Pipedrive te vertellen wat een klant heeft omgezet. We geven de startdatum op en het bedrag wat maandelijks of jaarlijks erbij op moet worden geteld (met tussentijdse upgrades). Tussentijdse upgrades die een prijsverschil geven geeft Esra handmatig in binnen het CMS en komen zo als aparte node in dit lijstje terug.

  • onlinepayment
  • factuur
  • client_factuur